Een hostserver kiezen

Voordat u uw OmniPlan-projecten kunt delen, heeft u een server nodig. Deze dient als centrale opslagplaats voor uw bestanden. Om te zorgen dat alle gebruikers van het bestand altijd beschikken over de nieuwste versie met alle wijzigingen, wordt de lokale versie van uw project gesynchroniseerd met de versie op de server en met een agenda op de agendaserver.

Zodra u een server hebt ingesteld, volgt u de stappen in de volgende sectie voor het instellen van uw eerste synchronisatieaccount. Daarna kunt u samenwerken aan projecten die al worden gehost op de server of nieuwe projecten hosten door hun Opties voor synchroniseren en delen te configureren.

Een serveraccount instellen

U moet twee dingen instellen om met anderen samen te werken aan een OmniPlan-project: uw app-brede serveraccountinstellingen en de instellingen voor het delen van het betreffende projectbestand. Deze functies zijn op thema gegroepeerd in het OmniPlan-brede venster Serveraccounts (dat hier wordt beschreven) en de Opties voor synchroniseren en delen op projectniveau.

Het venster Serveraccounts (OmniPlan > Serveraccounts) is de plek waar u nieuwe serveraccounts koppelt aan OmniPlan, uw bestaande accounts beheert en projectbestanden op uw servers kunt bekijken en ophalen.

Als u voor de eerste keer verbinding maakt met een serveraccount, wordt u in het venster stap voor stap begeleid om het accounttype te kiezen en de benodigde aanmeldgegevens in te voeren. Als u later extra accounts wilt toevoegen, klikt u linksonder in het venster op de knop Voeg account toe (+).

Als u een serveraccount voor samenwerking wilt instellen, kiest u Omni Sync Server of WebDAV. Als u werkuren toevoegt of ophaalt uit een gesynchroniseerd agenda-account, kiest u CalDAV of Google Agenda (afhankelijk van het accounttype).

Zodra u een account hebt gekoppeld, verschijnt het in de lijst links in het venster.

Als u bent verbonden met een serveraccount dat al bestaande projecten host, ziet u in de lijst aan de rechterkant de projectbestanden die op de server staan. Selecteer een project in de lijst en klik op Download project om een lokale kopie te maken. Het bestand wordt geopend en is klaar voor samenwerking. U kunt nu wijzigingen publiceren naar de server en uw lokale kopie vernieuwen met wijzigingen die zijn gemaakt door anderen.

Wanneer u voor de eerste keer het delen van projecten instelt en er nog geen projecten worden gesynchroniseerd, is de lijst met projecten leeg. Volg het stappenplan Synchronisatie en delen instellen hieronder om uw eerste project te publiceren naar de server.

Serveraccounts beheren

Als u eenmaal een serveraccount hebt ingesteld en publiceert naar en bent geabonneerd op projecten en agenda's, kunt u in het venster Serveraccounts uw opslagaccounts en gedeelde projecten beheren. Kies OmniPlan > Serveraccounts om uw gedeelde OmniPlan-projecten te zien en te beheren.

In de lijst met accounts ziet u de namen van uw Omni Sync Server-, WebDAV-, CalDAV- en Google Agenda-accounts. Kies een account in de lijst om te zien welke projecten of agenda's het bevat. Als u een account wilt toevoegen, klikt u op de knop Voeg account toe (+) onder de lijst. Als u een account wilt bewerken, selecteert u het account en klikt u op Wijzig account.

Als u een Omni Sync Server- of WebDAV-account hebt geselecteerd, bevat de lijst alle projecten die zijn gepubliceerd in de opslagplaats en de volgende informatie over de projecten:

1. Projectnaam: De naam van het projectbestand.

2. Belasting: Deze kolom geeft met een pictogram van een verticaal staafdiagram aan of informatie over de bronbelasting van het project wordt gedeeld met andere projecten in de opslagplaats. Deze informatie wordt gebruikt voor het nivelleren van bronnen voor de projecten.

3. Startdatum, Einddatum, Laatst gewijzigd: De datums waarop het project volgens de planning begint en eindigt en de datum dat het project voor het laatst is gewijzigd door een gebruiker met gedeelde toegang tot het project.

4. Voltooid: Het percentage werk dat is voltooid voor het project.

5. Voeg account toe, Verwijder account: Klik op de plusknop om een opslagaccount toe te voegen en op de minknop om een bestaand account te verwijderen. Als u een account verwijdert, wordt de inhoud van het account niet verwijderd van de server. Het account wordt alleen verwijderd uit de lijst met servers die zijn gekoppeld aan OmniPlan.

6. Metadata van het bestand: Dit gedeelte bevat informatie over het projectbestand: de unieke ID, de totale grootte, de grootte van het bijbehorende changelog-bestand (voor het bijhouden van wijzigingen) en wanneer het bestand voor het laatst is afgekapt.

Synchronisatie en delen instellen

Zodra u een serveraccount hebt ingesteld, kunt u uw projectbestanden synchroniseren om samen te werken met anderen die bijdragen aan het project. U kunt voor elk project eigen synchronisatieacties kiezen via het venster Opties voor synchroniseren en delen (Project > Opties voor synchroniseren en delen).

In dit stappenplan gaan we ervan uit dat u begint met een gloednieuw serveraccount (ingesteld via het venster Serveraccount hierboven) en een nieuw project waaraan u wilt samenwerken met anderen. U zult de wijzigingen die u maakt publiceren naar uw gedeelde server, waar anderen op geabonneerd zijn (en andersom).

Als u voor het eerst synchronisatie en delen instelt voor een project, ziet u twee opties: Basissynchronisatie en Geavanceerd delen. Wanneer u kiest voor basissynchronisatie, wordt u doorgestuurd naar het instellingsproces voor OmniPresence- of Cloud-opslag, twee fantastische opties als u alleen een externe plek nodig hebt om uw bestanden op te slaan.

Omdat er in dit voorbeeld meerdere mensen moeten werken aan het project, kiezen we voor geavanceerd delen. Klik op Ga door om het delen in te stellen voor het project.

De lijst met deelacties voor uw projecten is in eerste instantie leeg. Klik op de plusknop ① om een nieuwe deelactie toe te voegen en selecteer een van de beschikbare actietypes. U ziet hier een aantal geautomatiseerde taken voor het delen (publiceren) van uw project. We richten ons nu op samenwerking. Kies Werk samen ② als het actietype en klik op Volgende ③.

Als u wilt samenwerken aan dit project, moet het worden opgeslagen op een server zodat anderen er toegang toe hebben. Als u eerder een account hebt ingesteld in het venster Serveraccounts, klikt u op Selecteer bron ① en kiest u het account in de lijst (als u nog geen account hebt ingesteld, moet u eerst een account instellen en dan terugkomen naar deze stap). Klik na het kiezen van uw account op Bewaar ②.

Het venster Opties voor synchroniseren en delen bevat nu een actieve actie voor het publiceren naar en vernieuwen vanuit uw gedeelde opslagplaats op een server. Als u details van de actie wilt wijzigen, selecteert u de actie en klikt u op het potloodje onderaan de lijst acties. Vink de vakjes onderaan de lijst ① aan of uit om te bepalen wanneer de status van het project moet worden gepubliceerd of vernieuwd.

Klik op Gereed en sla vervolgens het project op. Als u de optie Voer publicatie-acties automatisch uit tijdens bewaren hebt geselecteerd, wordt het project voor de eerste keer gepubliceerd naar de server. Kies anders Project > Publiceer (Control-Command-P) om het project handmatig te publiceren.

De volgende keer dat u het venster Serveraccounts opent, ziet u alle projecten voor uw account. Alle wijzigingen die u maakt, worden gepubliceerd naar de server op basis van de instellingen die u hebt gekozen in de opties voor synchroniseren en delen. U kunt deze wijzigingen, en de wijzigingen van anderen die op dezelfde manier als u aan het project gekoppeld zijn, bijhouden met de functie Wijzigingen bijhouden (Project > Toon wijzigingen).

U kunt uw lokale versie van het project publiceren naar de server via Project > Publiceer (Control-Command-P) of door te klikken op de knop Publiceer in de knoppenbalk.

U kunt de gegevens vanaf de server op elk moment vernieuwen via Project > Vernieuw (Control-Command-R) of door te klikken op de knop Vernieuw in de knoppenbalk.

Configuratieopties voor synchronisatie en delen

Gebruik het venster Opties voor synchroniseren en delen (Project > Opties voor synchroniseren en delen...) voor elk project dat u wilt delen, om de opties voor publicatie en abonnementen in te stellen. In het gedeelte Synchronisatie en delen instellen hierboven vindt u de stappen voor het instellen van uw eerste samenwerkingsactie. Dit gedeelte en het volgende gedeelte bevatten meer informatie over de andere beschikbare deelacties.

Het venster Opties voor synchroniseren en delen biedt een overzicht van de deelacties die u hebt ingesteld voor het huidige project. Het bevat ook tools voor het toevoegen, verwijderen en wijzigen van deze acties.

1. Actietype en -richting: Het pictogram geeft het actietype van de rij aan en de pijlen ernaast geven aan of de actie plaatsvindt bij Publicatie (de pijl omhoog), Vernieuwen (de pijl omlaag) of beide.

2. Beschrijving van de actie: De tekst in het midden van elke rij beschrijft de actie en vermeldt of de actie plaatsvindt bij publicatie, vernieuwen of beide.

3. Actieve status voor actie: De meest rechtse kolom bevat een vakje dat is aangevinkt als de actie momenteel in gebruik is. Vink het vakje uit om te zorgen dat de actie niet meer plaatsvindt op de momenten dat deze normaal gesproken zou plaatsvinden.

4. Actie toevoegen of verwijderen: Klik op deze knoppen om een nieuwe actie toe te voegen (plus) of een geselecteerde actie te verwijderen (min). Als u een actie verwijdert, wordt deze uit het hele project verwijdert. Als u de actie tijdelijk wilt uitschakelen, vinkt u het vakje voor de actieve status uit.

5. Opties voor publicatie en vernieuwen: Kies of u publicatieacties automatisch wilt uitvoeren als u het projectbestand opslaat en automatisch wilt vernieuwen bij melding van wijzigingen via Bonjour of in een bepaalde periode uit het pop-upmenu rechts. Deze opties zijn van toepassing op alle acties voor het hele project.

6. Actie wijzigen: Er zijn voor elke actie nog meer opties beschikbaar. Selecteer de actie in de lijst en klik op deze knop om de details van de acties te wijzigen.

Opties voor samenwerkingsacties

Als u een samenwerkingsactie maakt of wijzigt, zijn de volgende opties beschikbaar:

1. Serveraccount: Kies in dit vervolgkeuzemenu het serveraccount voor publicatie en abonnementen. Het menu bevat alle accounts die u hebt ingesteld in het venster Serveraccounts.

2. Accountinfo: Hiermee opent u een venster met aanmeldgegevens voor het synchronisatieaccount voor de actie.

3. Delen van bronbelasting: Kies of u de bronbelastingen van het project wilt delen met andere projecten op de server en of u bij nivellering rekening wilt houden met de bronbelastingen van andere projecten op de server.

Opties voor exportacties

Als u een exportactie maakt of wijzigt, zijn de volgende opties beschikbaar:

1. Exporteer als: Kies in het vervolgkeuzemenu een bestandsindeling voor de export. De lijst met bestandsindelingen bevat alle indelingen die beschikbaar zijn via Archief > Exporteer en de eigen standaard bestandsindeling van OmniPlan.

2. Bewaar in: Kies een naam en locatie voor het geëxporteerde bestand.

3. Filter: Maak of kies een aangepast filter voor het exporteren van het projectbestand. Alle items die zijn uitgesloten op basis van het filter, verschijnen niet in de geëxporteerde versie van het project.

Opties voor de synchronisatie van taken met een agenda

Als u een synchronisatietaak voor een agenda-actie maakt of wijzigt, zijn de volgende opties beschikbaar:

1. Bron: Kies in het vervolgkeuzemenu een bestaande agendabron of kies Voeg account toe om een paneel te openen waar u een CalDAV- of Google Agenda-server kunt kiezen om toe te voegen als nieuwe agendabron.

2. Agenda: Als u een bron hebt geselecteerd, kunt u in dit vervolgkeuzemenu een agenda toevoegen om mee te synchroniseren.

3. Filter: Maak of kies een aangepast filter voor het synchroniseren van taken uit het projectbestand. Alle taken die zijn uitgesloten op basis van het filter, verschijnen niet in de gesynchroniseerde versie van het project.

Opties voor synchronisatie van werkuren uit een agenda

Als u een synchronisatietaak voor werkuren uit een agenda maakt of wijzigt, zijn de volgende opties beschikbaar:

1. Bron: Kies in het vervolgkeuzemenu een bestaande agendabron of kies Voeg account toe om een paneel te openen waar u een CalDAV- account kunt kiezen om toe te voegen als nieuwe agendabron.

2. Agenda: Als u een bron hebt geselecteerd, kunt u in dit vervolgkeuzemenu een agenda toevoegen om gebeurtenissen uit op te halen.

3. Gebeurtenissen: Kies wat er moet gebeuren als gebeurtenissen worden opgehaald uit de agenda. Agendagebeurtenissen kunnen zorgen dat nieuwe werkuren worden toegevoegd aan het project, werkuren worden verwijderd uit het project of voor een specifieke bron werkuren of afwezigheidsuren worden toegevoegd.

4. Bron: Als u heeft geselecteerd dat kalendergebeurtenissen werkuren of afwezigheidsuren kunnen toevoegen voor een specifieke bron, selecteert u in dit vervolgkeuzemenu de betreffende bron.

Opties voor het uitvoeren van scripts

Als u een actie voor het uitvoeren van een script maakt of wijzigt, zijn de volgende opties beschikbaar:

1. Scripttype: Kies tussen AppleScript en Omni Automation.

2. Script: Kies in dit vervolgkeuzemenu het script dat moet worden uitgevoerd. Dit menu is leeg als de map met scripts van OmniPlan geen AppleScript-bestanden bevat. U kunt deze map openen via de koppeling in de tekst naast dit item.

   Als u kiest voor het scripttype Omni Automation, verschijnen hier twee andere vervolgkeuzemenu's met de namen Plug-in en Actie. Kies in het eerste menu een OmniPlan-plug-in om te gebruiken en in het tweede menu een actie. In de tekst aan de rechterkant staat een koppeling naar de map met plug-ins.

3. Voer uit tijdens: Kies of het script moet worden uitgevoerd tijdens het publiceren van de wijziging naar de opslagplaats of het vernieuwen om gegevens op te halen van de server.

Een project delen met anderen

Als u andere teamleden wilt koppelen aan uw gepubliceerde project, moet u ze de volgende informatie geven:

• Accounttype: Omni Sync Server of WebDAV.
• De Gebruikersnaam en het Wachtwoord voor toegang tot het synchronisatieserver-account.
• De naam van het bestand waar ze zich op moeten abonneren.

Uw teamleden gebruiken deze gegevens om een account toe te voegen via OmniPlan > Serveraccounts (zie de instructies eerder in dit hoofdstuk). Zodra ze een account hebben gemaakt, kunnen uw teamleden zich op de volgende manier abonneren op het project:

1. Open OmniPlan.
2. Kies OmniPlan > Serveraccounts.
3. Selecteer in de linkerkant van het venster dat verschijnt de Projectopslag.
4. Klik om de Projectnaam te selecteren in de lijst met beschikbare projecten op de opslagplaats.
5. Klik op Download Project.
6. Sla een lokale kopie van het projectbestand op de harde schijf van uw Mac op.

Het gedownloade bestand is automatisch geabonneerd op en gekoppeld aan de hoofdkopie op de server.

Zodra ze zijn geabonneerd, kunnen teamleden het OmniPlan-project wijzigen en bekijken via hun lokale kopie van het bestand. Alle wijzigingen in het project worden opgeslagen op de synchronisatieserver als het project wordt gepubliceerd. Als andere teamleden hun kopie van het project vernieuwen, ontvangen zij deze wijzigingen van de server.

Om te zorgen dat uw lokale kopie van het projectbestand altijd up-to-date is en de laatste wijzigingen van andere teamleden bevat, raden we u aan altijd de volgende stappen te doorlopen als u uw lokale kopie opent:

1. Open het lokaal opgeslagen OmniPlan-projectbestand.
2. Haal de updates voor het project op: kies Project > Vernieuw (Control-Command-R).
3. Accepteer of weiger wijzigingen: kies Project > Toon wijzigingen (Option-Command-T).
4. Maak uw wijzigingen in het projectbestand en kies dan Archief > Bewaar (Command-S).
5. Publiceer uw wijzigingen en maak ze beschikbaar voor andere teamleden die zijn geabonneerd op het project: kies Project > Publiceer (Control-Command-P).

Wijzigingen bijhouden

Zodra u het gewenste type abonnement hebt opgegeven, kunt u Wijzigingen bijhouden gebruiken om uw wijzigingen te zien en de wijzigingen van anderen te accepteren of te weigeren.

Om het bijhouden van wijzigingen in te schakelen, kiest u Project > Toon wijzigingen (Shift-Command-T). Er verschijnt een zijbalk met de wijzigingen die u aanbrengt en de wijzigingen van uw teamgenoten. Er verschijnt ook een meldingsbalk (onder de hoofdknoppenbalk van OmniPlan) met knoppen voor het accepteren en weigeren van de wijzigingen van anderen.

Als u alle wijzigingen wilt accepteren of weigeren, gebruikt u de opdrachten Accepteer alles en Weiger alles in het tandwielmenu  in de balk voor het bijhouden van wijzigingen.

Als u individuele wijzigingen wilt accepteren of weigeren, selecteert u een individuele wijziging in de zijbalk en gebruikt u de knoppen Accepteer  of Weiger .

Bronbelastingen verdelen over meerdere projecten

Als bronnen (doorgaans mensen uit uw team) worden gedeeld tussen meerdere projecten in dezelfde opslagplaats, kunt u in de opties voor de samenwerkingsactie aangeven of u de bronbelastingen van het huidige project wilt publiceren naar andere projecten en of u het huidige project wilt abonneren op de bronbelastingen van andere projecten.

Als u ervoor kiest om bronbelastingen van een project te publiceren, betekent dit dat andere abonnerende projecten de werkbelastingsinformatie bij het nivelleren zullen volgen. Als Julia op woensdagen werkt aan Project A en de belastingen worden gepubliceerd naar Project B, zal ze bij het nivelleren van Project B niet worden ingepland om te werken op woensdagen.

Als u ervoor kiest om te abonneren op bronbelastingen, betekent dit dat het project zal voldoen aan alle restricties van projecten in de opslagplaats die hun werkbelasting publiceren. Door alleen de optie Publiceer of Abonneer te gebruiken, kan een hiërarchie van de prioriteit tussen simultane projecten worden ingesteld. Er wordt altijd eerst voldaan aan de behoeften van een project dat alleen wordt gepubliceerd, terwijl een project dat alleen abonneert, alleen bronnen krijgt toegewezen als deze kunnen worden gemist.

Door zowel te publiceren als te abonneren, worden projecten beschouwd als gelijken. En als een project noch publiceert noch abonneert, worden externe factoren genegeerd en worden alleen de eigen updates gesynchroniseerd.

Verouderde informatie opschonen

Als OmniPlan ongebruikte bronbelastingsinformatie op de server vindt, detecteert het programma het probleem en vraagt het u de informatie op te schonen. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren als iemand een project verwijdert dat bronbelastingen deelt met een versie van OmniPlan die ouder is dan v2.1 of als iemand het bestand verwijdert vanuit de Finder of Terminal. Zolang u het programma niet laat opschonen, kan er misleidende bronbelastingsinformatie worden gedeeld met uw actieve projecten.

De juiste manier om een project te verwijderen uit een serveropslag is via de knop Verwijder project in het venster Serveraccounts.